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Documentación del Sistema de Prevención de Riesgos Laborales

20/12/11

En esta ficha se ofrece de forma sintetizada el conjunto de documentos que deberían conformar el sistema de prevención de riesgos laborales de una organización, el cual, además de cumplir lo legislado en la materia, ha de facilitar un aceptable diseño e implantación del mismo.

TIPOS DE DOCUMENTOS
De acuerdo con los criterios de un sistema documentado de calidad, los documentos típicos que constituyen el sistema preventivo se estructurarían en cuatro niveles.
1. El Manual General de Prevención
De acuerdo con los criterios de un sistema documentado de calidad, el Manual describe el sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales adoptado y establece la política (a partir de una declaración de principios) y la organización para desarrollarlo, definiendo funciones preventivas a todos los niveles.
También debería incluir:
-objetivos y elementos básicos de las diferentes actuaciones preventivas y las correspondientes interrelaciones entre las mismas,
-normas generales de prevención,
-información sobre la documentación básica del sistema preventivo.
Irá firmado por el máximo responsable de la organización y se recomienda entregarlo de forma personalizada a todos los trabajadores por sus mandos, quienes cuidarán de explicarlo.
Este documento como tal no es exigible reglamentariamente. 
2- Los procedimientos del sistema de gestión
Las actuaciones previstas en el sistema de gestión indicarán claramente:
-los objetivos,
-el alcance de las actuaciones,
-los responsables,
-el desarrollo de las actuaciones y cómo tienen que aplicarse,
-los registros que deben cumplimentarse para controlar la actividad.
Los procedimientos completos se entregarán a los responsables de las unidades implicadas y estarán a disposición de todos los afectados, en un lugar que facilite su acceso y consulta.
En pequeñas empresas, el Manual y los procedimientos podrían integrarse en un solo documento.
3. Las instrucciones de trabajo y las normas de Prevención de riesgos laborales
Las instrucciones de trabajo son fundamentales en tareas críticas, por la gravedad de las posibles consecuencias no deseadas. Es evidente la conveniencia de una integración de las normas preventivas en las instrucciones de trabajo, ya que desarrollan con detalle aquellos aspectos preventivos concretos de necesario cumplimiento en la realización de un trabajo o tarea.
La elaboración será función de los responsables de las áreas de trabajo y de los procesos productivos, solicitando colaboración para su redacción a los propios trabajadores.
Se entregarán personalmente a todos aquellos que deban cumplirlas.
4. Los registros
Son los documentos que recogen todos los resultados de las actividades preventivas. El diseño de estos documentos debe ser sencillo y con informaciones básicas de medición, para poder ser revisados periódicamente y facilitar el autocontrol y la toma de decisiones, base del éxito de la planificación preventiva.

DOCUMENTOS BÁSICOS EN PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
En la Ley de Prevención de Riesgos Laborales se especifica la documentación mínima que se debe poner a disposición de la autoridad laboral y que se recoge en el cuadro adjunto, relacionándola con documentos específicos básicos que deberían conformar el sistema preventivo.

LEGISLACIÓN

Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, art. 23.1
RD 39/1997, Reglamento de los Servicios de Prevención, art. 1.1, art. 2.1, art. 30

Fuente: INSHT

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